Under coronapandemin har många föreningar behövt genomföra sina styrelsemöten digitalt med hjälp av Google Hangouts Meet, Skype eller Zoom. Det finns både fördelar och nackdelar med digitala möten. En av de främsta fördelarna är att en kan bekvämt sitta hemma och genomföra mötet utan att behöva lämna sitt hem eller åka någonstans. Det förutsätter att personen har tillgång till teknologin och att mötet genomförs på ett ostört och smidigt sätt. Det finns också utmaningar och ett digitalt styrelsemöte kan bli en kaotisk upplevelse för digitalt ovana ledamöter eller ordföranden som styr mötet. Den mest grundläggande förutsättningen för ett lyckat digitalt styrelsemöte är att teknologin fungerar. Alla måste kunna koppla upp sig och höra eller se varandra. Det är bättre att ställa in ett möte om teknologin inte fungerar än att kämpa med att genomföra och slutföra mötet.
En avsaknad av ordningsregler kan också skapa en kaotisk stämning på mötet. Ledamöter som inte begär ordet och pratar samtidigt som en annan pratar bidrar till oordning och röra i det digitala rummet. Därför krävs det att mötesordförande håller samman och styr mötet på ett strukturerat och tydligt sätt. Styrelsen kan också komma överens om specifika ordningsregler vilja följs under mötets gång. Deltagarna kan till exempel räcka upp handen eller skriva sitt namn på talarlistan. Deltagarna kan också komma överens om att viss kommunikation sker via chatten. Det är viktigt att alla som vill komma till tals får möjlighet till det.
De digitala mötena kan många gånger uppfattas som mindre personliga eftersom de saknar den sociala aspekten som finns i de fysiska mötena. Det är helt enkelt inte samma sak att träffas digitalt som att träffas fysiskt. Vi kan inte småprata på samma sätt. Vi kan inte interagera på samma sätt. Det är svårare att läsa av varandra och känna personkemin. Det är heller inte enkelt att uppnå en känsla av gemenskap i ett digitalt möte. Det kan vara svårare att skapa spelregler i det digitala rummet vilka vanligtvis uppstår när människor umgås med varandra. Därför kan missförstånd och samarbetssvårigheter uppstå. Det innebär oftast att det som sägs på mötet får en större betydelse och att extra tydlighet krävs både vad gäller innehållet i diskussionerna men även i beslutsfattandet.
En annan reflektion handlar om demokrati och inkludering. De digitala mötena förutsätter att personen har tillgång till datorn, smartphone och internet. Alla deltagare har inte alltid tillgång till dessa vilket innebär att digitala möten kan indirekt exkludera personer från att delta. Digitala möten förutsätter ytterligare att personen ser och hör eller kan koncentrera sig digitalt. Det är inte alltid självklart att alla deltagare har funktionsförmågan som krävs för att kunna delta i ett digitalt möte. Under coronapandemin har digitala möten varit enda sättet att mötas och många är tacksamma över den möjligheten. Även om det finns nackdelar och utmaningar med digitala möten kan de ändå fungera bra som ett substitut för fysiska möten när det behövs.
Mirella Pejcic
Mirella har studerat mänskliga rättigheter och arbetar inom ideella sektorn. Hon är en av författarna till Demokratimodellen.
