I helgen var jag på Utrikespolitiska förbundet Sveriges stämma. UFS är en studentorganisation som jobbar med folkbildning kring globala frågor. Som student var jag ordförande i Utrikespolitiska föreningen Göteborg och nu är jag koordinator för det nationella alumninätverket. För mig var det väldigt häftigt att se hur verksamheten har utvecklats de senaste åren. Det var även spännande att se vilka långsiktiga konsekvenser de beslut vi fattade på min aktiva tid har fått.
Samtidigt fanns det en stor nyfikenhet på hur det såg ut på min aktiva tid. Jag var engagerad i rörelsen fram till början av 2009. Det var inte så länge sedan, kan det tyckas, men en studentförening hinner med två till tre generationsväxlingar på den tiden. Så det är ingen som minns hur det såg ut för fem år sedan. Som ordförande var jag förvisso noga med att dokumentera vår verksamhet, exempelvis fick alla styrelseledamöter skriva månadsrapporter. Men det hjälper ju inte när anteckningar och protokoll försvinner i en berg av handlingar. Ett arkiv behöver vara systematiserat, annars blir det svårt att hitta det som är relevant för stunden.
Student- och ungdomsorganisationer med sina snabba generationsväxlingar är förvisso extrema. Men även andra organisationer kan ha ett kort institutionellt minne. Det som hände för bara några år sedan kan vara bortglömt och det leder till att hjulet behöver uppfinnas om och om igen.
Så det gäller att dokumentera verksamheten. Och att faktiskt använda sig av dokumentationen. Styrelseprotokoll och liknande kan vara av intresse för historieskrivningen, men när det gäller kunskapsöverföring så räcker inte dem. Utan det gäller att förskriftliga den kunskap som finns i organisationen. Exempelvis kan det vara en bra idé att låta avgående förtroendevalda skriva lathundar och att uppdatera dem regelbundet.
En annan metod är att använda sig av den erfarenhet och den kompetens föredettingar sitter på. Ett genomtänkt alumniverksamhet kan vara en stor tillgång. När jag hälsade på Utrikespolitiska förbundet nu i helgen visade det sig att UF Göteborg hade liknande utmaningar nu som när jag var aktiv. Så jag kunde berätta hur vi löste dem vid den tiden.
Organisationens historia är inte bara någonting att fira vid jubileer. Den är i allra högsta grad relevant för dagens verksamhet.
Niklas Hill
Niklas Hill forskar om demokrati i ideella organisationer vid Stockholms universitet. Han är även grundare till bokförlaget Trinambai.
