förening för alla

Bygg ett institutionellt minne

av | maj 14, 2013

I helgen var jag på Utrikespolitiska förbundet Sveriges stämma. UFS är en studentorganisation som jobbar med folkbildning kring globala frågor. Som student var jag ordförande i Utrikespolitiska föreningen Göteborg och nu är jag koordinator för det nationella alumninätverket. För mig var det väldigt häftigt att se hur verksamheten har utvecklats de senaste åren. Det var även spännande att se vilka långsiktiga konsekvenser de beslut vi fattade på min aktiva tid har fått.

Samtidigt fanns det en stor nyfikenhet på hur det såg ut på min aktiva tid. Jag var engagerad i rörelsen fram till början av 2009. Det var inte så länge sedan, kan det tyckas, men en studentförening hinner med två till tre generationsväxlingar på den tiden. Så det är ingen som minns hur det såg ut för fem år sedan. Som ordförande var jag förvisso noga med att dokumentera vår verksamhet, exempelvis fick alla styrelseledamöter skriva månadsrapporter. Men det hjälper ju inte när anteckningar och protokoll försvinner i en berg av handlingar. Ett arkiv behöver vara systematiserat, annars blir det svårt att hitta det som är relevant för stunden.

Student- och ungdomsorganisationer med sina snabba generationsväxlingar är förvisso extrema. Men även andra organisationer kan ha ett kort institutionellt minne. Det som hände för bara några år sedan kan vara bortglömt och det leder till att hjulet behöver uppfinnas om och om igen.

Så det gäller att dokumentera verksamheten. Och att faktiskt använda sig av dokumentationen. Styrelseprotokoll och liknande kan vara av intresse för historieskrivningen, men när det gäller kunskapsöverföring så räcker inte dem. Utan det gäller att förskriftliga den kunskap som finns i organisationen. Exempelvis kan det vara en bra idé att låta avgående förtroendevalda skriva lathundar och att uppdatera dem regelbundet.

En annan metod är att använda sig av den erfarenhet och den kompetens föredettingar sitter på. Ett genomtänkt alumniverksamhet kan vara en stor tillgång. När jag hälsade på Utrikespolitiska förbundet nu i helgen visade det sig att UF Göteborg hade liknande utmaningar nu som när jag var aktiv. Så jag kunde berätta hur vi löste dem vid den tiden.

Organisationens historia är inte bara någonting att fira vid jubileer. Den är i allra högsta grad relevant för dagens verksamhet.

Niklas Hill

Niklas Hill forskar om demokrati i ideella organisationer vid Stockholms universitet. Han är även grundare till bokförlaget Trinambai.

om

Föreningar är en mötesplats för människor med olika bakgrund. De skapar tillit mellan människor och bygger socialt kapital. Med Förening för alla vill vi skapa en plattform för erfarenhetsutbyte och idédebatt inom den ideella sektorn.

Vissa av inläggen presenterar de senaste rön från civilsamhällsforskningen. Andra behandlar väldigt praktiska frågor från föreningars vardag. Det händer att vi tar in inlägg som inte har med föreningar att göra utan som behandlar andra former av engagemang.

Förening för alla drivs av Trinambai som ett pro bono-projekt. Vi tjänar inga pengar på bloggen och alla skribenter bidrar ideellt.

Vill du skriva på Förening för alla? Läs vår skribenthandledning och hör av dig!

[caldera_form id="CF5e9dc4cfe36e4"]

Sex tips för medlemsrekrytering i coronatider

När varje fysiskt möte innebär en smittorisk kan medlemsrekrytering vara en utmaning. Hur kan vi rekrytera när vi inte har möjlighet att träffas? Här kommer sex tips för att lyckas med att attrahera, rekrytera och välkomna medlemmar i coronatider. 1. Tänk på att många...

Omvärldsbevakning

En styrelse som saknar information och analys gällande omvärldshändelserna kan sakna styrning och innehåll. Omvärldsbevakning bör vara en av styrelsens kontinuerliga uppgifter. Bevakning och analys av relevanta händelser är nödvändiga för en välfungerande styrelse....

Stötta föreningslivet – minska ungdomsarbetslösheten!

Förra året lyssnade jag på ett föredrag av forskaren Peter Håkansson under mångfaldsveckan HELA Landskrona. Han har forskat på ungdomsarbetslöshet. Den vanligaste metoden för ungdomar att hitta ett arbete är genom släkt och vänner. Den metoden är framför allt viktig...

Relevanta om tio år?

Det är inte ovanligt att organisationer som har funnits länge undrar om de kommer att förbli relevanta om några decennier framöver. Frågan om relevans handlar i grund och botten om föreningens ändamål men även om medlemsnyttan, engagemang och inkludering. Föreningen...

Vänstra handen vice

När jag nyligen blev tvungen att avlägsna mig från styrelsen på grund av sjukdom klev vice ordföranden fram och ledde styrelsens arbete. Vice ordföranden tog med andra ord över ordförandeposten när jag som ordförande blev förhindrad. Det handlar om en viktig...