Här får du sex tips på hur du kan arrangera en bra föreningsmässa.
Fundera på målgrupp
Det finns i stort sett två olika sorts föreningsmässor. Antingen är det en mässa där föreningarna själva kan presentera sig för att att rekrytera nya medlemmar. Eller så är det mässa som riktar sig till föreningsaktiva där fokus ligger på föreningsutveckling.
Mässor där föreningar får presentera sig finns exempelvis på de flesta universitet i början av läsåret. Även många kommuner arrangerar föreningsdagar där lokala föreningar kan visa upp sig. Den andra varianten är tyvärr mycket mer sällan, trots att många föreningar har ett stort behov av att tänka i nya banor. Ledardagen i Malmö är ett lyckat exempel på hur en sådan mässa kan se ut.
De här två olika uppläggen går inte riktigt att kombinera, så det gäller att bestämma sig och vara tydligt med vem som är målgruppen.
Lokalerna
Föreningsmässor hålls ofta inte i lokaler som är byggda för mässor utan i exempelvis en foajé, en matsal eller en idrottshall. Det i sig behöver inte vara ett problem, men då gäller det att tänka ett extravarv för att mässan ska bli en bra upplevelse för både utställarna och besökare. Inte minst får du tänka på tillgängligheten.
De flesta små föreningar har ingen monterutrustning utan vill gärna ha ett bord att presentera sina saker på. Ge de ståbord, inte ett bord de kan sitta bakom. Det värsta du kan göra är att möblera en lång rad bord som bildar en barriär mellan utställare och besökare. Läs gärna mitt tidigare blogginlägg om det här.
Ska du ha ett scenprogram eller musik? Det kan vara trevligt, men det ska i så fall vara i en annan lokal än montrarna. Annars blir det lätt för hög volym för att folk ska kunna prata med varandra och då faller hela poängen med att ha en mässa.
Överhuvudtaget blir akustiken ofta bortglömt. Om det är för hög bullernivå kan det bli rätt påfrestande för både besökare och utställare.
Hjälp utställarna att förbereda sig
Monterarbete är en helt underskattad kompetens, inte bara i föreningslivet. Samtidigt är det egentligen inte så svårt.
Hjälp gärna utställarna att höja sin kompetens genom att bjuda på en workshop i förväg. Det kan också vara en bra idé att ge varje utställare ett ex av Lilla monterboken i god tid innan.
Ta hand om utställarna
En mässa görs av utställarna, så det gäller att ta hand om dem. Det allra viktigaste är att ge bra information i god tid i förväg. För din egen skull gäller det också att vara tydligt med vad utställarna kan få hjälp med och vad de behöver fixa själva.
Det finns många olika sätt att visa utställarna sin uppskattning. En ganska enkel sak är exempelvis att bjuda på en macka. Glöm i så fall inte att fråga om allergier och andra matbehov.
Om det är en större tillställning kan det även finnas en poäng att ett eget område för utställarna. Eller i alla fall att ha en egen toalett för utställarna så att de inte behöver stå i kö istället för att vara vid sin monter.
Ljudmiljön har jag nämnt tidigare, men det tål att upprepas: att stå i en bullrig miljö i flera timmar är rätt påfrestande, så det ska du inte utsätta utställarna för.
Våga att ställa krav! Om du har sagt att utställarna ska har ställt sin monter i ordning innan besökarna släpps in kan du förvänta dig att de faktiskt gör det. Oavsett om du tar betalt av utställarna eller inte kan det vara en bra idé med en extraavgift för utställare som inte dyker upp.
Locka besökare
Det här skulle jag kunna skriva om hur mycket som helst, men jag ska fatta mig kort. Det viktigaste är att försöka tänka nytt och använda spridningskanaler som gör att du når andra människor än de som brukar komma på sådana evenemang. Använd utställarna som ambassadörer, men lita inte på att de gör jobbet åt dig.
Utvärdera
Det finns en massa utvärderingsmetoder och du får välja den som är lämpligast. Det viktigaste är att ni gör en utvärdering överhuvudtaget, annars kan ni inte förbättra er. Be både utställare och besökare om förbättringsförslag.
Niklas Hill
Niklas Hill forskar om demokrati i ideella organisationer vid Stockholms universitet. Han är även grundare till bokförlaget Trinambai.
